科普背景：为了加强科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规，结合科研工作和档案工作实际，国家档案局、科技部联合制定并印发了《科学技术研究档案管理规定》,并于2020年11月1日起实施。电子材料院参考该规定并结合工作实际，在2023年1月下发了《科研档案建档规范》。

什么是科研档案？

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

开展科研档案管理工作的重要性？

科研档案是我院科研历程的直接反映，记载了重要的科研活动及成果，是促进科研工作进步的基础，也为科研人员申报项目、报奖等提供了材料支撑。科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。

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电子材料院科研档案管理原则：同部署、同实施、同检查、同验收

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01｜如何开展科研档案管理工作

以电子材料院自主部署项目档案为例：自主部署项目是指电子材料院内部设立且使用电子材料院基础研究机构建设专项资金的科技研发活动。自主部署项目文件管理流程：

01项目负责人

是自主部署项目档案的第一责任人，对项目研究过程进行质量控制和管理，确保所负责项目档案的真实、完整、有效；提出所负责项目档案的案卷保管期限和密级；如项目负责人离职，需提前将所负责项目的资料移交至项目过程管理部门。

02项目组成员

按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作，及时将本人承担任务部分的文件材料移交到项目过程管理部门兼职档案员处统一保管，并确保文件材料真实有效。

03项目过程管理部门

负责对项目申请、评审、任务书签订、验收等重要节点及项目在实施过程中所产生资料进行收集整理与预立卷，在项目结题后及时移交给院档案室。

04档案室

制定自主部署项目档案建档规范，定期指导、监督、检查自主部署项目文件的收集整理和预立卷工作；熟悉并掌握自主部署项目库藏档案的案卷信息，安全、及时、有效得提供档案利用服务。

追求卓越   开放包容

▼02｜科研档案归档范围（节选）

1立论论证阶段

● 项目指南、可行性研究报告；

● 项目经费预算文件材料、项目预算稽核表等；

● 项目申报书及相关证明；

● 立项评审文件材料（含PPT汇报材料）；

● 立项（含预算）批复；

● 项目任务书、合同书、项目合作协议；

……

2研究实施及过程管理阶段

● 研究计划、组织实施工作方案；

● 研究/实验任务书、大纲；

● 实验原始记录和整理记录；

● 中期、月度/季度/年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等；

● 专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成文件材料；

● 设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件；

● 科学数据；

● 研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片；

● 项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料；

● 撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料；

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3结题验收及绩效评价、成果管理阶段

● 验收申请书，验收承诺书；

● 验收通知，验收评审文件材料；

● 验收结论书，结题书面通知等；

● 工作总结报告，技术报告，结题报告等；

● 第三方检测、评估报告，用户使用报告及证明、典型用户报告等；

● 项目经费决算等财务情况文件材料；

● 绩效自评价报告，专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料；

● 研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料；

● 科技报告；

● 科技成果奖励申报材料；

● 技术转让合同、协议书；

● 专利、软件及其他知识产权文件材料；

● 产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料；

……

勇敢坚韧   实事求是

主要参考依据：《科学技术研究档案管理规定》、《深圳先进电子材料国际创新研究院科研档案建档规范（2023年版）》

来源：党群监审办公室

审核：吴晓琳